Chapitre 10 : Moderniser et simplifier l’État en région

Pour conduire les politiques publiques, l’État se modernise régulièrement et assure l’efficacité de son organisation et de la gestion de ses ressources. Qu’il s’agisse de revisiter les méthodes de travail ou de coopération à l’échelle régionale ou d’adopter de nouveaux outils destinés à simplifier la gestion des différentes ressources, les services de l’État en région ont démontré en 2020 leur capacité d’innovation et d’adaptation dans un contexte de crise sanitaire prégnante.

I - Simplifier les démarches

Dématérialiser la dotation générale de décentralisation (DGD) bibliothèques

L'Etat apporte, à travers le concours particulier de la dotation générale de décentralisation (DGD), des aides aux investissements et au fonctionnement non pérennes des bibliothèques municipales, intercommunales et départementales.
En 2020, l'Etat s'est engagé dans une démarche de dématérialisation de ces demandes de subventions afin de simplifier la transmission des dossiers par les porteurs de projets, dont l'envoi postal de documents lourds et nombreux dans deux services différents de l'Etat (direction régionale des affaires culturelles – DRAC - et secrétariat général pour les affaires régionales - SGAR) pouvaient représenter un certain coût pour les services des collectivités. Dorénavant, ces dernières devront déposer leurs demandes de subvention sur le site Internet "Démarches-Simplifiées", dont les formulaires élaborés conjointement par les services de la préfecture de région (SGAR) et de la DRAC sont opérationnels depuis le 1er janvier 2021. Les dossiers seront donc accessibles sur une plateforme unique partagée par ces deux services de l'Etat en charge de l'instruction et du suivi budgétaire.

5 934 468 €

de subventions réparties sur

114

projets soutenus.

nouvelle médiathèque de Saint-Brandan

Inauguration de la nouvelle médiathèque de Saint-Brandan (22), le 1er février 2020.

Le LABaccès et le Ti Lab : dématérialisation pour faciliter les démarches pour les usagers et projet Simpliformation

Le LABaccès a pour ambition de créer une réflexion commune entre différents acteurs bretons relative aux effets de la dématérialisation de l’accès aux droits sociaux sur les personnes les plus éloignées des services. Son objectif principal est de trouver des solutions innovantes pour accompagner les usagers vers l’accès à leurs droits en tenant compte des évolutions liées au numérique. Ce cadre de travail repose sur une coopération ouverte avec tous les acteurs souhaitant partager un terrain d’échange commun, bénéficier des résultats de la recherche, et proposer des actions à mener.

Le rapport LABaccès 2019 avait identifié différents leviers pour une dématérialisation plus capacitante pour les citoyens : les postures, démarches et aménagement de l’accueil en contexte d’e-administration, et le portrait des territoires en fonction de leur vulnérabilité dans la relation e-administrative. A cet effet a été élaboré au cours de l’année 2020 un ouvrage à destination du public « Recettes publiques d’un accueil qui dépasse les bornes ».

Le Ti Lab tient le rôle de garant du cadre expérimental dans lequel s’intègre le travail mené. Il pilote le projet et toutes ses composantes.

Le Ti Lab a par ailleurs été lauréat d’un défi carte blanche sur le passage de 15 formulaires à un seul en ce qui concerne les demandes de formation professionnelle par les demandeurs d’emploi (projet Simpliformation).

Le défi consiste à simplifier ces parcours d’entrée en formation professionnelle par une rationalisation des démarches et un meilleur partage de données entre les administrations et les organismes de formation. A cette fin, de nombreux irritants pour l’usager, pour les organismes de formation et les administrations ont été identifiés : nombreux documents papiers à remplir, multiplicité des pièces justificatives à fournir, informations redondantes à donner, avec parfois
un niveau de complexité trop élevé, notamment dans l’ergonomie et le vocabulaire des formulaires, sans compter la multiplicité des interlocuteurs concernés.

Publication du livre
« Recettes publiques d’un accueil qui dépasse les bornes »

Recettes publiques

Recueil des irritants à travers des immersions menées dans
20
lieux 5 jours durant en Bretagne par une trentaine d’agents de plusieurs structures (Région, Pôle emploi, Mission locale…).

parcours de formation

Agir au service de la compétitivité des entreprises : la démarche de l’interlocuteur unique

Le Guichet unique national du dédouanement (GUN) figure parmi les mesures du programme de simplification administrative. Il vise à inclure dans cette démarche de traitement automatisé des formalités douanières le traitement de documents d’ordre public (DOP) qui doivent être présentés au moment de l’accomplissement des formalités.
Grâce au GUN, les entreprises n’ont plus à se déplacer pour faire viser l’une des autorisations, licences ou certificats exigés par les administrations au moment du dédouanement de marchandises soumises à des règlements particuliers (produits stratégiques, produits d’origine animale, etc.).

L’interconnexion entre les applications de la douane et des administrations partenaires permet ainsi de dématérialiser complètement le dédouanement par la simplification des formalités. Cette dématérialisation génère un gain de temps pour les entreprises et une optimisation de leur trésorerie tout en sécurisant leurs procédures.
Depuis la fin novembre 2020, le GUN intègre les Documents sanitaires communs d'entrée (« DSCE » ou Common Health Entry Document « CHED ») délivrés pour les produits d'origine animale, les animaux vivants et les aliments d'origine non animale). Ce dispositif est particulièrement utilisé pour les échanges de la Bretagne avec la Grande Bretagne, qui, sortie de l’Union européenne, est devenue depuis le 1er janvier 2021 un pays tiers.

Dématérialisation du registre des transports

La licence de transport est le titre administratif qui permet aux entreprises de transport pour compte d’autrui de l’Union européenne et de l’Espace économique européen, élargi à la Suisse, d’effectuer des transports internationaux sur l’ensemble de ce territoire européen.
Elle peut être communautaire pour le transport lourd (LC) ou intérieur pour le transport léger (LTI).
En 2020, une grande partie des activités du registre des transports a été dématérialisée. Les transporteurs peuvent désormais s’inscrire, demander le renouvellement de leurs titres ou des copies supplémentaires en ligne. Cet outil a démontré toute son utilité pendant le premier confinement qui a été l’occasion d’augmenter sensiblement son utilisation par les entreprises.

3 113  entreprises inscrites
au registre des transports
(voyageurs et marchandises)

II - Méthodes de travail et de coopération y compris en situation de crise

Réussir la mise en œuvre du télétravail

Avec la mise en œuvre imprévue et généralisée du télétravail lors de la 1ère période de confinement au printemps 2020, les secrétaires généraux des directions régionales (SG DR) et les préfigurateurs des secrétariats généraux communs départementaux (SGCD) ont exprimé le besoin d'être davantage formés et accompagnés dans le déploiement de ce type d'organisation du travail. Après une formation dispensée sur ce sujet en juillet 2020 auprès de ces acteurs, un guide méthodologique régional, à destination de l'encadrement, « pour réussir la mise en œuvre du télétravail » a été co-construit entre la Plateforme régionale d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) de Bretagne et les SG DR et les SGCD. Ce guide a été validé au comité d’administration régionale de septembre puis diffusé dans les services avec une possibilité de présentation assurée par la PFRH. La PFRH Bretagne est ainsi intervenue devant un comité de direction d'une direction départementale interministérielle.

SGAR

Guide co-construit avec les responsables des ressources humaines de 10 services déconcentrés de l’État et diffusés à plus de 20 services de l’État.

Développer l’offre de formation à distance

Les différentes périodes de confinement ont bouleversé le programme des formations interministérielles prévues en 2020. Afin de répondre au nécessaire respect des mesures sanitaires de distanciation et aux besoins en formation des agents, la Plateforme régionale d’appui interministériel à la gestion des ressources humaines (PFRH) de Bretagne a réorganisé son offre de formation interministérielle en développant des formations à distance.
40 % des offres de formations en 2020 ont été proposées à distance permettant à près de 400 agents de suivre une formation. Cette nouvelle méthode sera reconduite les années à venir, tout en maintenant des formations en présentiel, afin de favoriser les échanges entre stagiaires provenant d’horizons ministériels différents.

20 stages de formation organisés à distance en 2020
pour près de 400 bénéficiaires.

Offre à distance

Le projet Trans@te : malgré la crise, l’année 2020 a été propice à l’innovation en région et a permis d’accompagner les changements d’organisation et d’exercice du travail

Le projet Trans@te vise à accompagner la transformation de l’action et des administrations territoriales de l’État en Bretagne. Si la crise sanitaire a perturbé les calendriers de déploiement des projets et ralenti le rythme des opérations envisagées, les actions dont le déploiement était prévu en 2020 ont pu être menées et quasiment toutes réalisées durant l’année
Le projet Trans@te s’articule autour de 3 volets :
- transformation publique avec le Laboratoire d’innovation publique : le Ti Lab, également mobilisé dans
la coordination des initiatives de solidarité locales ;
- accès aux services publics avec la démarche LabAcces du Ti Lab sur l’accès aux droits et au numérique ;
- numérique (audits systèmes et réseaux et montées en compétence des agents) ; ce dernier volet comporte différentes actions consacrées aux nouveaux outils numériques inventés ou attendus par les services territoriaux, mais aussi des actions de formation des agents. Il a notamment pu être utilisé pour prendre en compte les conséquences de la crise sanitaire, en dotant les agents des outils nécessaires pour travailler à distance. Le projet Trans@te finance la diffusion du passeport numérique PIX pour les agents de l’État qui souhaitent valoriser leurs compétences numériques, ainsi que d’autres types de formation liées directement à la montée en compétence des agents formés.

Enfin, la préfecture de région a piloté en 2020, en lien étroit avec le secrétariat général pour l’administration du ministère de l’intérieur (SGAMI), un ensemble d’audits des réseaux et des systèmes d’information des administrations de l’État, en particulier sur les sites des nouvelles organisations nées de la réforme de l’État.

TiLab

2 916 personnes ont participé aux ateliers Ti Lab (lieu et territoires)

 

1 003 usagers impliqués (dont 80 « citoyens-fabricants » de matériels utiles en crise sanitaire)

 

320 agents impliqués dans les actions de formation

 

186 ateliers animés et accueillis au
Ti Lab ou portés sur les territoires (dont 43 en visio)

381 000 € engagés dont 295 000 € du Fonds de transformation de l’action publique

 

91 PC portables équipés ont été distribués à 5 directions régionales pour répondre aux besoins de travail à distance

 

320 agents ont suivi des actions
de formation ou de développement des usages numériques.
Une trentaine d’audits réseaux et systèmes ont été réalisés depuis le lancement de Trans@te

Des dispositifs participatifs pour améliorer le service public

En 2020, la direction interdépartementale des routes (DIR) Ouest a mis en œuvre ses premières démarches participatives (comités d'usagers sur les aires de repos et sur la voie réservée aux transports en commun sur la RN137, groupes de discussion sur l'information routière) pour répondre au mieux aux attentes et aux besoins des usagers et améliorer ainsi la qualité de son service.

Ces dispositifs ont permis d’associer, dans des démarches d’animation innovantes du fait du contexte sanitaire, plus de 70 usagers du réseau routier national. Ces démarches ont été l’occasion de travailler également en partenariat avec les collectivités locales (Région Bretagne, département d’Ille-et-Vilaine, Rennes Métropole) et les services de l’État (DDTM35, DREAL, SGAR) pour traiter des problématiques de mobilité en approche de Rennes ou encore avec le tissu associatif (Handicap 35) et fédératif (Fédération Française Des Villages-Étapes, Fédération Régionale des Transporteurs Routiers, etc.). Les citoyens ont ainsi pu exposer leurs diagnostics et leurs propositions de solutions pour traiter les différentes problématiques exposées.

III - Moderniser la gestion des ressources et des moyens

Contribuer à la continuité des services en période de crise et renforcer les démarches de mutualisation des achats de l’État en Bretagne

Dès l’annonce du confinement en mars 2020, la Plateforme régionale des achats (PFRA) de Bretagne a modifié son organisation en priorisant les segments stratégiques. Un plan de continuité d’activité (PCA) interne a été mis en place ainsi qu’un suivi journalier des entreprises (entre mars et juin 2020), puis hebdomadaire jusqu’en octobre.
Au-delà de la crise sanitaire ayant fortement mobilisé la PFRA y compris sur l’achat d’équipements de protection individuels (EPI) pour le compte des services de l’État, la programmation 2020 des marchés régionaux a été respectée avec une constante volonté d’associer les fédérations professionnelles à cette démarche de contractualisation.

La PFRA a souhaité en 2020 intégrer les établissements publics situés en Bretagne à la démarche de mutualisation et d’adhésion aux marchés interministériels régionaux de l’État. La plupart des établissements présents ont répondu très favorablement à cette démarche et ont d’ores et déjà pu intégrer de nombreux marchés régionaux interministériels.
En outre la PFRA a accompagné en 2020 les services de l'Etat en région dans le cadre de la mise en place des nouvelles structures dans le cadre de la réforme de l’État

20% de nouvelles adhésions environ
(nouveaux entrants dans les marchés régionaux)

Verdissement du parc automobile de l’État

Dans le cadre de la gestion du parc automobile régional et suite au déploiement du logiciel de gestion ODRIVE, en 2020, la préfecture de région a accompagné les services de l'Etat (préfectures, directions départementales interministérielles et directions régionales) afin d'optimiser et de moderniser leur parc automobile. Le nombre de véhicules électriques a ainsi progressé en 2020 et cette tendance est confirmée par les dispositifs du Plan de relance dans son volet Transition énergétique.
Parallèlement, l'équipement en bornes de recharge s'est considérablement développé afin d'assurer un maillage régional satisfaisant et d’optimiser l'utilisation de ces véhicules.

Electric Car

830 véhicules au 31 décembre 2020, dont 56 électriques et 58 supplémentaires attendus dans le cadre du Plan de relance

989 dossiers traités depuis la mise en œuvre du dispositif pour un montant total de 10 283 177 €

Gestion du Fonds de solidarité pour les entreprises

Dès le début de la crise sanitaire et des premières fermetures d’entreprises, l’État a mis en place un fonds national de solidarité à destination des entreprises. Abondé par la Région Bretagne, ce fonds est accessible pour les entreprises via un portail Internet unique et sur une base déclarative.
Le montant de l'aide est compris entre 2 000 et 45 000 €, selon les pertes de l’entreprise. L’instruction est assurée par les services de la Région, en lien étroit avec la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi (Direccte). La dématérialisation de la procédure permet un traitement rapide, fiable et coordonné entre les services de l’État concernés (Direccte, préfecture de région, DRFIP, DGFIP) qui en assurent la mise en paiement. Appelé à se poursuivre, l'Etat reste mobilisé sur la gestion de ce dispositif en 2021.

Cinquième anniversaire de la création de la mission régionale de conseil aux décideurs publics (MRCDP) de Bretagne

Depuis 5 ans, la mission régionale de conseil aux décideurs publics (MRCDP) de Bretagne propose aux décideurs publics (préfets, présidents des conseils départementaux ou du conseil régional, directeur général de l’Agence régionale de santé, présidents d’universités, recteur d’Académie, etc.) des prestations pouvant couvrir différents aspects d’un sujet, notamment :
• financiers (coût d’un projet, analyses financières rétrospectives et prospectives…) ;
• économiques (études d’impact, rentabilité et viabilité économique d’un projet…) ;
• juridiques (analyse d’un montage, questions domaniales…) ;
• fiscaux (assujettissement ou non à la TVA, aux impôts commerciaux…).

Rattachée directement au directeur régional des finances publiques de Bretagne et d’Ille-et-Vilaine, la MRCDP s’appuie sur l’ensemble des experts de la direction générale des finances publiques (DGFiP) et plus largement du ministère de l’économie, des finances et de la relance pour réaliser des prestations à haute valeur ajoutée sur des sujets complexes et/ou à enjeux.

En 2020, malgré un contexte sanitaire et économique délicat qui a mobilisé son équipe sur l’accompagnement des entreprises en difficulté, la MRCDP de Bretagne a réalisé 3 études rapides et ciblées relatives à l’octroi de subventions pour le compte de la préfecture d’Ille-et-Vilaine et 4 expertises au profit de la préfecture de la région Bretagne et de la communauté de communes Bretagne-Centre.

IV - Volet immobilier de l’État

Le responsable régional de la politique immobilière de l’État (PIE) pour la Bretagne pilote à la fois la partie politique immobilière de l’État et les services des domaines. Sur la sphère PIE, l’année 2020 a été particulièrement axée, au-delà des missions habituelles, sur la conduite de deux chantiers majeurs, la nouvelle organisation territoriale de l’État et le volet immobilier du plan de relance.

Accompagner la réforme de l’Organisation territoriale de l’État (OTE)

La mission régionale PIE (MRPIE) s’est mobilisée en 2020 pour proposer des schémas immobiliers aux préfectures de département dans le cadre de la réforme de l’organisation territoriale de l’État (OTE).
L’objectif poursuivi était de rechercher une solution immobilière conciliant :
• les besoins exprimés par les nouveaux services (secrétariats généraux communs départementaux - SGCD, directions départementales et régionale de l’emploi, du travail et des solidarités - DDETS et DREETS, délégation régionale académique jeunesse, engagement, sport - DRAJES) ;
• une optimisation de l’occupation des immeubles domaniaux ;
• une recherche d’amélioration des performances énergétiques permettant notamment une moindre dépense de fonctionnement pour les services.
Ces schémas départementaux ont permis aux préfectures de décider de l’implantation des SGCD, DREETS , DDETS et DRAJES.

La MRPIE suit désormais la mise en œuvre de ces plans départementaux en apportant son expertise et son conseil au sein des instances de pilotage départementales (COPIL).

Gérer l’activité domaniale

L’année 2020 a été marquée, compte tenu de la crise sanitaire, par un certain ralentissement du nombre de demandes d’évaluation domaniale. Le pôle d’évaluation domaniale a ainsi réalisé 2 342 évaluations en 2020, contre 2 668 en 2019 (-13%).

Près de 80 % des évaluations sont sollicitées par les collectivités et établissements publics locaux.

Les biens de l’État sont également évalués dans le cadre de la campagne annuelle de fiabilisation de la comptabilité patrimoniale : les valeurs de 14 sites prioritaires ont ainsi été actualisées en Ille-et-Vilaine et celles de 9 sites prioritaires l’ont été dans les Côtes d’Armor.

Le service foncier a par ailleurs été très actif au cours de l’année autour de deux opérations pilotées par la direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) de Bretagne : le prolongement en 2X2 voies de la RN 164 dans les Côtes d’Armor et l’indemnisation des riverains de la ligne à grande vitesse LGV Bretagne / Pays-de-la-Loire par SNCF Réseau en Ille-et-Vilaine.

Enfin, les évaluations de terres et de bâtiments agricoles à la demande la société d'aménagement foncier et d'établissement rural (SAFER) Bretagne n’ont pas faibli en 2020, générant plusieurs centaines de décisions du Commissaire du gouvernement finances, chargé de veiller au respect des principes de régulation du marché foncier agricole dans la région.

La gestion domaniale a maintenu un haut niveau d’activité. En 2020, 29 cessions pour un montant de plus de 7 M€ ont ainsi été réalisées. Sur la région, un portefeuille de 500 baux professionnels et d’environ 800 baux de logements est géré par les services des domaines.

Rénovation des bâtiments de l’État inscrite dans le Plan de relance

La préfecture de région a piloté depuis son lancement la sélection des dossiers déposés dans le cadre du Plan de relance volet immobilier de l’État. Elle a ainsi assuré en quelques semaines en lien avec la mission régionale de la politique immobilière de l’État (MRPIE) et la direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement (DREAL) l’instruction des 348 dossiers de réponse aux deux appels à projets nationaux, le premier dédié aux bâtiments publics relevant de l’enseignement supérieur et de la recherche, le second étant plus généraliste.
A l’issue de ce travail de recensement et d’analyse, 218 projets ont été retenus pour un montant global sur la région Bretagne de l’ordre de 110 M€ (dont 193 projets d’un coût inférieur à 0,5 M€). Une assistance technique pour la conduite de leurs opérations a été proposée aux porteurs de projets.

348 dossiers déposés et instruits

218 projets retenus sur tout le territoire breton pour un montant global de plus 110 M€

Le Plan de relance en Bretagne, au titre de la rénovation énergétique des bâtiments de l’État et des ses opérateurs.

IEP
France Relance

Optimiser l’achat public en faveur du déploiement du Plan de relance

Dans le cadre du Plan de relance annoncé le 3 septembre 2020, la Plateforme régionale des achats (PFRA) de Bretagne, en lien avec le secrétariat général pour l’administration du ministère de l’intérieur (SGAMI), s’est fortement mobilisée pour la fourniture, l’installation et la maintenance de bornes électriques ayant permis l’installation des équipements pour les services de police et gendarmerie.

La PFRA a construit également une offre de service complète (marché de relamping, bornes électriques, conduite d’opérations, diagnostic amiante, entretien des bâtiments, etc.) afin de faciliter la mise en œuvre du volet immobilier de l’État du Plan de relance.

Borne voiture